Anzeigen buchen mit dem Online Booking System: sicher, kostengünstig und schnell

Mit dem Online Booking System (OBS) hat der Verband Deutscher Zeitschriftenverleger ein System entwickelt, das für die Buchung von Print-Anzeigen einen neuen Standard definiert: Niemals zuvor ließen sich Buchungsaufträge und -eingänge einfacher handhaben, kostengünstiger bearbeiten und sicherer übermitteln. Vorzüge, von denen alle Marktteilnehmer gleichermaßen profitieren. Überzeugen Sie sich selbst. Diese Seiten erläutern das Wichtigste rund um OBS:

Was OBS ist

Ein System für alle. Und für alle Buchungsprozesse.

OBS ist eine Software-Lösung, die es Agenturen erlaubt, innerhalb kürzester Zeit Print-Anzeigen in Zeitschriften per Online-Übermittlung zu buchen, zu bestätigen, zu ändern oder zu stornieren. Und die gleichzeitig allen Verlagen die Bearbeitung von Aufträgen in ganz neuer Effizienz ermöglicht. Dabei ist die OBS-Software so konzipiert, dass sie unter allen Betriebssystemen installiert und in die jeweils genutzten Buchungs- oder Dispositionsprogramme integriert werden kann. Anders ausgedrückt: Für den Anwender ändert sich in der Bedienung nichts, denn die vorhandene Buchungssoftware wird wie gewohnt weiterhin genutzt.

Wie OBS funktioniert

Der direkte Draht zwischen Agenturen und Verlagen

Mit OBS ist es gelungen, ein einheitliches Buchungssystem für alle zu schaffen. Denn erstmals ist es möglich, die unterschiedlichen Systeme von Agenturen und Verlagen über das Internet direkt miteinander zu verbinden.
Dafür arbeitet die OBS-Software, für den Anwender unsichtbar, im Hintergrund. Nachdem der Anwender die Auftragsaus- oder eingänge in das jeweils vor Ort bestehende System eingegeben hat, werden sie automatisch in das OBS-eigene standardisierte Dokumentenformat XML „übersetzt“. Dabei ist das Format so angelegt, dass bereits heute die wichtigsten Systeme als „Übersetzer“ verwendet werden können. önnen Agenturen schon jetzt folgende Systeme nutzen:

Advisor (Omega Software)
DAP Medialine (DAP)
DDS (Donovan Data Systems)
Zahlreiche Individualentwicklungen

Verlagen stehen derzeit folgende Systeme zur Verfügung:

VM VerlagsManager (muellerPrange)
SAP

Sollten bei der Erweiterung der Buchungs- oder Dispositionsssteme Beratung, technische Unterstützung oder Dokumentationen nötig sein, steht der VDZ und seine Partner jederzeit zur Seite.

Nach der Übermittlung der Aufträge oder Eingänge an die OBS-Software, werden die verschlüsselten Daten über einen zentralen Server ausgetauscht. Auf diesem Server verfügt jeder Teilnehmer am OBS über ein eigenes „Postfach“, in das alle ankommenden Nachrichten automatisch weitergeleitet werden. Durch einen speziellen Sicherheitscode können die Beteiligten jeweils nur die an sie adressierten Nachrichten abrufen und entschlüsseln - die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards ist damit garantiert. Aus diesem Grund dient der Server selber lediglich dem Informationsaustausch und der Verwaltung der Nachrichten, Daten önnen von ihm selber nicht gelesen werden.
Der OBS-Server sorgt nun dafür, dass den Geschäftspartnern alle Daten automatisch in das jeweils genutzte System übermittelt werden. Zugleich werden sie unverzüglich per E-Mail informiert, dass sie neue Nachrichten erhalten haben. Übrigens: Natürlich gehört auch die SSL-Verschlüsselung bei OBS zum Standard.

Ein Beispiel für die Funktionsweise des OBS: In einer Agentur wird ein Anzeigenauftrag in das eingesetzte Buchungssystem eingegeben. Die Daten werden „übersetzt“, von der OBS-Software automatisch verschlüsselt, an den OBS-Server weitergeleitet und im Postfach des Adressaten abgelegt. Ruft der entsprechende Verlag die Auftragsdaten aus seinem Postfach ab, werden sie von der OBS-Software selbsttätig entschlüsselt und automatisch in das bei dem Verlag genutzte Dispositionsprogramm importiert. Hier kann der Disponent den Agenturauftrag prüfen, ihn auf Knopfdruck bestätigen und diese Bestätigung somit in das Postfach des Empfängers senden.

Warum OBS entwickelt wurde

Weil besser einfach besser ist

Natürlich kann man weitermachen wie bisher: Agenturen geben einen Auftrag in ihr System ein, drucken den Auftrag aus und senden die Order per Fax an den gewünschten Verlag. Hier wird das Fax entgegengenommen, der Buchungsauftrag in das Dispositionssystem eingepflegt, ausgedruckt und der Mediaagentur in einem Rückfax der Auftragseingang bestätigt. Dort wird die Bestätigung per Hand in das Buchungssystem eingetragen. Die bessere Alternative: Das im Auftrag des VDZ entwickelte OBS. Denn OBS ist schneller, einfacher, personalschonender und kostengünstiger. Zudem sind Fehler bei der Auftragsabwicklung ab sofort ausgeschlossen. Gibt es bessere Gründe?
Kein Wunder also, dass OBS schon heute auf hohe Akzeptanz stößt: Derzeit sind auf Verlagsseite rund 80 Prozent des Gesamtmarktes der Publikumszeitschriften (nach Werbeumsatz) an das System angeschlossen. Ebenso eingesetzt wird es von den führenden Mediaagenturen.

Welche Vorteile OBS Mediaagenturen bietet

OBS macht den bislang zeitaufwändigen und komplexen Buchungsprozess von Anzeigen zu einem unerreicht schlanken Verfahren. Denn ab sofort reicht die einmalige Eingabe eines Auftrages in das bisherige Buchungssystem aus – und fertig: Sobald auf Verlagsseite der Auftrag in das Dispositionssystem integriert ist, erfolgt automatisch die Zustellung einer Bestätigungsnachricht – manuelle Doppelarbeit gehört damit der Vergangenheit an. Auch eventuelle Änderungen oder Stornos der Aufträge können von den Mediaagenturen nun ungleich schneller und ressourcenschonender bearbeitet werden. Damit sind sie für die Anforderungen des Marktes bestens gerüstet.

Doch mit dem heutigen Stand sind die Grenzen des OBS noch lange nicht erreicht: Invoicing, die Überlieferung fertiger Druckdaten und der Aufbau zentraler Kundenschlüssel sind nur drei von vielen weiteren Perspektiven die OBS eröffnet – und an deren Umsetzung derzeit gearbeitet wird. Das sich OBS bereits heute in alle gängigen Betriebs-, Buchungs- und Dispositionssysteme einbinden lässt, ist da schon selbstverständlich.

Vorteile des OBS auf einen Blick:

Welche Vorteile OBS Verlagen bietet

OBS ist die Branchenlösung schlechthin — ob für Groß- oder Special-Interest-Verlage. Möglich wird dies durch das OBS-eigene Standard-Dokumentformat auf XML-Basis. Damit sorgt OBS für eine beispiellos effiziente Bearbeitung der Anzeigenorder: Aufträge, Änderungen oder Stornos werden einfach vom Server abgerufen — alles andere erledigt OBS von selbst: Import in das verlagseigene Dispositionssystem und Auftrags-Rückbestätigung auf Knopfdruck an die entsprechende Mediaagentur. Bislang zeitaufwändige Arbeiten wie manuelles Eingeben des Auftrages, Ausdrucken und Versenden der Fax-Bestätigungen sind überflüssig. Das spart Kosten und Personaleinsatz. Zudem wird die Verwaltung des gesamten Auftragsbestandes erheblich erleichtert — und gleichzeitig Fehlerquellen minimiert, etwa Falscheingaben oder Doppelbuchungen. Dabei erfordert OBS allenfalls geringe Investitionen, denn die bestehende Infrastruktur kann ebenso weiter genutzt werden wie die installierten Betriebs- und Dispositionssysteme.
Zudem ist das OBS auch auf die Anforderungen von Morgen ausgelegt: Durch das verwendete Standardformat XML, das allgemein gültige internationale Austauschformat, ist die Erweiterung für spätere Anforderungen, wie etwa Invoicing oder die Anlieferung fertiger Druckdaten problemlos möglich.

Vorteile des OBS auf einen Blick:

Was OBS kostet

Besondere Investitionen: Keine

Noch bis zum Jahr 2008 übernimmt der VDZ alle Kosten für die Software, Freischaltung und Teilnahme am OBS. Das bedeutet: Alle beteiligten Verlage und Mediaagenturen profitieren gleich zweifach – sie können sofort Vorteile realisieren und haben keinerlei Kosten.

Welche Voraussetzungen Sie für die Nutzung von OBS brauchen und wo Sie es bekommen

Anmelden, downloaden, fertig.

Um OBS nutzen zu können, braucht man keine neuen Rechner oder teure Software-Updates. Einzige Voraussetzungen: Ein System, dass die Aufträge und Eingänge in das OBS-Standardformat übersetzen kann sowie ein Internetzugang, da die Anzeigenaufträge online versendet und empfangen werden. Ob dabei auf Windows-, Macintosh- oder Linux-Rechnern gearbeitet wird, ist unerheblich: Die OBS-Software ist so konzipiert, dass sie unter allen gängigen Betriebssystemen genutzt werden kann.

Und so schnell geht es: Einfach die Internetseite www.obs.pz-online.de aufrufen, anmelden, freischalten lassen und die OBS-Software downloaden.
Für einige Verlage oder Mediaagenturen ist gegebenenfalls die Anschaffung eines neuen Servers zu empfehlen. Auch in diesem Fall helfen die Spezialisten des VDZ weiter.

Wer OBS bereits anwendet

OBS – die Branchenlösung

Und täglich erkennen mehr Marktteilnehmer die Möglichkeiten des Systems. Entsprechend hoch ist die Akzeptanz: Dabei sind derzeit 16 Zeitschriftenverlage, die rund 80 Prozent der Publikumszeitschriften verlegen (Marktanteil nach Brutto-Werbeumsatz) sowie Deutschlands führende Mediaagenturen.

Die Teilnehmer im Einzelnen:

Verlage:

Agenturen:

Wo Sie mehr über OBS erfahren

Kontakt über den Verband Deutscher Zeitschriftenverleger:

Verband Deutscher Zeitschriftenverleger e.V. (VDZ)
Ansprechpartner: Holger Busch
Haus der Presse
Markgrafenstrasse 15
10969 Berlin
Telefon: (030) 726298-0
E-Mail: h.busch@vdz.de
www.vdz.de

Kontakt über die Projektleitung:

mediaservice wasmuth GmbH
Ansprechpartner: Ingo Gerckens, Matthias Wasmuth
Michaelisstr. 24
20459 Hamburg
Tel.: (040) 374117-32
E-Mail: gerckens@mediaservice-wasmuth.de, wasmuth@mediaservice-wasmuth.de
www.mediaservice-wasmuth.de

OBS-Broschüre:

Laden Sie hier die OBS-Broschüre als PDF herunter.